Come gestire tutti gli appuntamenti del tuo centro estetico nel periodo estivo? Ecco il tuo alleato e con una nuova funzione in più!

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Finalmente è arrivata l’estate e sappiamo bene che per te, cara titolare, si traduce in una valanga di impegni. Tra gli appuntamenti da gestire, il personale da organizzare, il magazzino di prodotti da tenere sotto controllo, è un vero e proprio incubo.

È questo il periodo in cui la tua agenda è stracolma. Piena di nomi, trattamenti, cancellature e spostamenti; gli appuntamenti si intensificano e le tue clienti meno frequenti si risvegliano.
Ovviamente, sta a te riuscire a far quadrare tutto e a organizzare centinaia di impegni; in più, cercare di accontentare le tue clienti.
Ma non temere, analizziamo insieme un problema alla volta e capiamo come risolverlo.

Prenotazione appuntamenti

Prova a pensare un attimo a tutti gli appuntamenti che non sei riuscita a fissare perché le tue clienti trovavano il telefono occupato. Oppure perché si ricordano di prenotare ben oltre l’orario di chiusura del tuo centro estetico.
O, ancora, quelle clienti che a pochi giorni di distanza hanno una cerimonia e ti chiedono di accontentarle, perché hanno provato a chiamarti e non ci sono riuscite.
E non dimentichiamo l’errore umano: annotare un trattamento non richiesto oppure in una data diversa da quella concordata.

Non pensi che sarebbe tutto più semplice se le tue clienti, invece di telefonarti, potessero prenotare comodamente DA SOLE i loro trattamenti in qualsiasi momento della giornata?

Gestione del personale

Organizzare tutti i tuoi dipendenti è un altro dei problemi legati alla tua attività, come anche valutare chi di essi è più produttivo e chi, invece, non è abbastanza performante.

Di sicuro non è utile fare il cane da guardia ai tuoi collaboratori. Non fa bene né all’umore generale, né è così fruttuoso impiegare il tuo tempo in questo modo.

 

Ma, riuscire a misurare l’impegno che essi mettono nel lavoro per cui li paghi è molto importante. Ti permetterebbe di capire dove sono le falle nell’organizzazione e intervenire per migliorare la produttività; gestendo al meglio le tue risorse anche in base agli appuntamenti della settimana.

Organizzazione del magazzino

Altro punto dolente è tenere sotto controllo la scorta di prodotti necessari, in maniera adeguata.

Questo è uno dei periodi in cui, avere con un conteggio sbagliato del magazzino è un grave errore. Ti potresti ritrovare a dover rimandare uno o più appuntamenti perché il prodotto necessario al trattamento richiesto è terminato, senza che tu te ne rendessi conto.
Oppure, immagina che una cliente voglia acquistare la maschera o il fango che ha appena provato, ma purtroppo non ne hai più. Nella migliore delle ipotesi, dovresti dirle di ripassare dopo qualche giorno, e sarebbe comunque un disservizio.

Tutte queste possibili situazioni, correggimi se sbaglio, sono all’ordine del giorno, soprattutto in questo periodo. Il che comporta clienti insoddisfatte, disorganizzazione e stress, per non parlare della cattiva reputazione che potrebbe svilupparsi attorno al tuo centro estetico o la tua SPA.

Fortunatamente, come ti dicevo all’inizio di questo articolo, hai un alleato che può aiutarti a risolvere ed eliminare una volta per tutte questi problemi di gestione.

Si tratta del software Venere, pensato esclusivamente per centri estetici. Infatti, io e Daniele, per sviluppare il gestionale abbiamo tenuto conto di tutte le difficoltà che ogni giorno ti trovi ad affrontare.
Ti spiego come Venere può aiutarti a gestire al meglio le situazioni di cui ti ho parlato poco fa.

  1. Partiamo dal magazzino. Sai che Venere ti avvisa ogni volta che un prodotto che sta per terminare? Ebbene sì, cara titolare. In questo modo puoi organizzare il tuo magazzino al meglio, registrando il numero di tutti gli articoli che hai a disposizione e scalandoli mano a mano che vengono utilizzati. Puoi, inoltre, registrare nella scheda di ogni cliente tutti i prodotti che in genere richiede, in modo da trovarti sempre preparata. Comodo, no?
  2. Ora vediamo come Venere può aiutarti a risolvere il problema dell’organizzazione dei turni del tuo personale e valutarne la produttività. Puoi avere tutto sotto controllo registrando i tuoi collaboratori e, in poco tempo, pianificare la settimana lavorativa. In aggiunta, il gestionale ti permette di segnare gli orari delle cabine, in modo da capire quanto tempo ogni tuo collaboratore impiega per ogni trattamento e valutare così la tua organizzazione. Se vuoi, qui trovi un articolo che approfondisce l’argomento, con spunti e consigli per migliorare il rapporto e la gestione interna. Clicca qui.
  3. Ti spiego, infine, come è possibile gestire tutte le prenotazioni senza errori e rendere addirittura le tue clienti autonome nel prenotare i loro trattamenti. 

Con Venere non ci siamo voluti limitare a progettare il software, infatti abbiamo sviluppato anche un’App per smartphone utilizzabile sia da te che dalle tue clienti: il V Calendar.
Con l’applicazione, le tue clienti possono tranquillamente prenotare un trattamento 24h su 24, senza dover telefonare al tuo centro e accordarsi sulla disponibilità. Possono consultare la tua agenda digitale e fissare un appuntamento, direttamente dal loro cellulare – e se vuoi, puoi anche impostare il pagamento anticipato in modo tale da non ritrovarti con buchi di prenotazione!

Ma le funzioni di Venere non finiscono qui. Chiaramente, abbiamo pensato fosse utile permetterti di avere sotto controllo la tua contabilità. In che modo? Compilando ricevute fiscali, corrispettivi e fatture con pochissimi click e risparmiando così tantissimo tempo. Per approfondire ti consiglio di dare un’occhiata a questo articolo, Appuntamento con il commercialista? Niente panico

Immagina ora di poter gestire e controllare il tuo centro estetico anche a distanza. Cosa pensi se ti dico che potresti farlo in tutta tranquillità? Eh sì! Perché puoi usare Venere su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, dal tablet al cellulare con l’App My Venere. Praticamente il tuo gestionale in versione mobile.

Da un paio di mesi, inoltre, abbiamo aggiunto anche una piccola ma utilissima funzione: il PRIMA e DOPO. Curiosa di sapere a cosa serve?
Immagina che una delle tue clienti ti abbia richiesto un trattamento rassodante. Una volta terminato il trattamento, pensa a quanto sarebbe utile mostrarle il cambiamento che è riuscita ad ottenere grazie ai tuoi servizi! Infatti, questa nuova funzione ti permette di scattare le foto Prima e Dopo un trattamento e inviarle alla tua cliente tramite messaggio. Lei, contenta dei risultati ottenuti, sicuramente ne parlerà alle sue amiche!

Cara titolare, so bene che abbandonare carta e penna o cambiare software ti può spaventare, ti consiglio di valutare i pro e i contro con calma e capire che il timore di utilizzare la tecnologia può essere superato! Esattamente come ci sono riuscite le tue oltre 1500 colleghe titolari che si sono affidate a noi.

Allora, pronta a trasformarti in una vera manager della bellezza?

Ps: Ti informo che un anno di assistenza è inclusa nel prezzo! E siamo sempre disponibili per risolvere ogni tuo dubbio e difficoltà. Non ti libererai di noi tanto facilmente 🙂

Pps: Dimenticavo di dirti che puoi anche richiedere una versione di prova COMPLETAMENTE GRATUITA per 30 giorni. Clicca qui

Stefano Pietrosanti
È da 15 anni che lavoro ogni giorno al fianco delle estetiste come te con grande successo. Il mio unico obiettivo è quello di rendere la tua vita lavorativa all’interno del tuo centro estetico sempre più serena e piacevole. Gestire il tuo centro non è mai stato così facile.