Alla conquista del tempo perduto: ecco da dove devi partire.

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Ti sei mai chiesta quanto tempo perdi ogni giorno per interpretare sul tuo planning cartaceo la grafia delle tue collaboratrici? E per interpretare la tua? Dai a noi puoi confessarlo che spesso ti capita anche questo!

E sai dirmi quanto tempo sprechi a lavorare con il broncio e nervosa a causa di appuntamenti presi in modo errato, o peggio annullati senza preavviso?

Beh il calcolo è abbastanza semplice, ed il risultato al quanto scontato, con tutte queste operazioni ogni giorno sprechi TROPPO tempo! Ma quant’è troppo mi dirai?

In Venere abbiamo stimato, insieme a tue colleghe che prima gestivano gli appuntamenti con carta e penna, che in media ogni mese impieghi circa 13 ore per gestire appuntamenti e personale con il planning cartaceo e per fronteggiare tutte le problematiche che inevitabilmente ne derivano.

Queste 13 ore mensili, forse non ci pensi, ma sono ore preziosissime che sottrai ad attività funzionali alla crescita e al miglioramento del tuo centro estetico, sicuramente parte di queste ore le sottrai dal tuo tempo “personale”, quello da dedicare alla tua famiglia, alle tue passioni, al tuo riposo. Questo tempo indispensabile per ricaricarti e affrontare ogni momento lavorativo con grinta.

Se ti rivedi in questa descrizione, qualcosa nella gestione del tuo centro estetico non sta andando nel verso giusto.

Cara titolare, arrivati a questo punto, devo rivelarti una dura verità. Quello che tu pensi essere un fidato aiuto è in realtà l’origine di tutti i “mali” per il tuo centro, eh sì, sto parlando del tuo planning cartaceo.

Pensaci bene, è dal planning che nascono la maggior parte delle problematiche relative ad appuntamenti accavallati, sbagliati o peggio annullati.

Ti sarà sicuramente capitato, almeno una volta, di dimenticare di segnare un appuntamento che poi si è andato ad accavallare con un altro appuntamento, segnato in agenda.

Oppure ti sarà successo di fissare per errore un appuntamento alla tua collaboratrice nel suo giorno di riposo.

Altra nota dolente per te, gli appuntamenti annullati, la classica buca che all’ultimo momento ti tira la cliente che come un boomerang ti crea nella tua agenda buche, spazi vuoti.

Questa spiacevole situazione, sicuramente non ti fa guadagnare ma anzi ti fa perdere ogni secondo soldini, quelli destinati allo stipendio della tua collaboratrice, che magari in quel momento smanettano con lo smartphone!

In questa prima parte dell’articolo, ho voluto richiamare alla tua attenzione le problematiche tipiche che scaturiscono da una gestione del centro mediante il rudimentale planning cartaceo che per forza di cose non ti consente di avere tutto sotto controllo, e per tutto intendo per esempio, non solo gli appuntamenti, ma la loro durata, la disponibilità delle tue operatrici (giorni liberi compresi) e la disponibilità delle tue cabine.

Riesci a ricavare queste informazioni dal tuo planning in meno di 15 secondi?

Se presumibilmente la risposta è no, non disperare la soluzione è più vicina e semplice di quanto credi.

Per prima cosa dobbiamo dire addio per sempre a carta e penna, con Venere avrai direttamente sullo schermo del tuo pc, tablet o smartphone il tuo planning digitale consultabile in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

In questo modo non ti troverai più nella scomoda situazione di dover correre o chiamare in centro per verificare informazioni o peggio non rischi più di perdere appuntamenti di clienti che ti contattano mentre sei fuori dal centro e non hai il planning con te.

Con semplici click andrai ad inserire gli appuntamenti, i giorni liberi delle tue operatrici e le cabine del tuo centro.

Prima di agire sul planning, andrai a compilare, tra le altre, l’anagrafica dei trattamenti dove inserirai la durata di ogni trattamento e una breve descrizione. In questo modo, ogni volta che prendi un nuovo appuntamento, in base al trattamento fissato, il sistema ti calcola la durata dell’appuntamento, così avrai una reale stima degli spazi disponibili ed occupati.

Passiamo ora alle modifiche, quante volte ti capita che una cliente ti chieda di annullare, spostare o modificare un appuntamento?

Eh sì, è all’ ordine del giorno! Sul planning Venere senza dover sfogliare all’infinito pagine e pagine di appuntamenti, con un semplice click sull’ appuntamento in questione lo modifichi, lo elimini, lo sposti o addirittura lo duplichi, se si tratta di un appuntamento che la cliente fa a cadenza fissa.

E se la cliente si dimentica dell’appuntamento oppure non ti avvisa in tempo che mancherà al trattamento prenotato?

Come abbiamo visto qualche riga più su, questo è proprio un problema grave che se non viene gestito nel modo giusto, nel tempo ti porterà a perdite di ricavi sempre maggiore.

Con Venere, programmi con un click degli sms da inviare a tutte le clienti in agenda, per ricordare loro dell’appuntamento e magari esortare ad avvisarti in caso di annullamento. Il testo è ovviamente personalizzabile, e puoi decidere tu in che modo interagire con le tue clienti, questa funzione non eliminerà del tutto la buca della cliente, ma sicuramente andrà a ridurre notevolmente il tuo tasso di appuntamenti annullati senza preavviso.

Venere è stato pensato in funzione di quelle problematiche che quotidianamente, chi lavora nel tuo settore, incontra , al fine di agevolarti al massimo queste attività organizzative e di gestione.  Infatti, tutte le informazioni che avrai inserito sul planning, sono sempre sotto i tuoi occhi e a portata di click in qualsiasi momento, e a seconda delle tue esigenze, puoi decidere di organizzarti la visualizzazione per giorno, settimana o mese. In questo modo non rischierai più di prendere appuntamenti nei giorni liberi delle tue operatrici, oppure non succederà più che nella stessa cabina vengano presi alla stessa ora due appuntamenti, se per caso sei stanca o distratta Venere ti aiuta e limita gli errori.

Che ne dici, vale la pena chiedere una consulenza gratuita per saperne di più?

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Se già ci hanno scelto 4389 tue colleghe ci sarà un motivo no?

 

 

 

 

 

Leggi qui la testimonianza di Anna Teresa Palladino di Maxximo per il tuo Bellessere di Roma,

Scopri come è cambiato il suo modo di lavorare dopo il passaggio dal planning cartaceo al planning di Venere.

 

Stefano Pietrosanti
È da 15 anni che lavoro ogni giorno al fianco delle estetiste come te con grande successo. Il mio unico obiettivo è quello di rendere la tua vita lavorativa all’interno del tuo centro estetico sempre più serena e piacevole. Gestire il tuo centro non è mai stato così facile.